介護記録や申し送りなどの情報を一元管理!ムリ・ムダ・ムラ解消と電子化で業務効率化を計る方法とは？

人口減少が続くわが国では、2043年に高齢化社会のピークを迎えることが予想されます。高齢化が進み介護ニーズが急増・多様化する一方で、すでに人手不足に陥っている介護業界。
2019年3月に厚生労働省が実施した「介護現場革新会議」の基本方針では、介護現場が直面する、この大きな課題に対し業界全体で取り組むことの重要性が示されました。また、その解決策としてICTを活用しての業務改善の取り組みが推奨されています。

介護現場では、利用者に直接関わらない、記録業務や情報管理・共有といった間接的な業務も多く、介護スタッフの大きな負担となっています。
これらの業務を大幅に効率化するためには、これまで紙ベースで行ってきた情報のやり取りをデジタル化することでムリ・ムダ・ムラを減らすことが重要です。これにより、日々の間接的業務が効率化され、スタッフの負担が減少し、時間や労力が削減されることで、介護スタッフが利用者と向き合う時間が増えるため、サービスの質向上につながるでしょう。

介護記録や申し送りなどのインシデントなどのデータ情報を一元管理、ムリ・ムダ・ムラ解消と電子化で業務効率化を計る方法を具体的にご紹介します。

介護記録や申し送りなどの情報を一元管理、ムリ・ムダ・ムラ解消と電子化で業務効率化を計る方法を具体的にご紹介します。

介護の質向上のために、業務改善が求められる理由

2040年にかけ、少子高齢化にともない生産人口の減少が続くと予想されています。介護業界では人材不足がよりいっそう深刻化することが予想される中、介護の質の維持向上を図るためには業務改善（効率化）が必須です。それに向け、厚労省による2019年の「介護現場革新会議 基本方針」では、介護業界をあげて以下の取り組みの必要性を指摘しています。

• 人手不足であっても介護サービスの質を維持・向上を目指せるマネジメントモデルの構築
• ロボット・センサー・ICTなどのテクノロジーの活用

では、介護現場における業務改善とは、どのように進めればいいのでしょうか？　また、人材不足の中、どの業務をどう改善できる、もしくはするべきなのでしょうか？

まず、業務改善に向けて行いたいのが、直接的業務と間接的業務の切り分けです。直接的業務は、食事や入浴の介助、送迎、コミュニケーションなど利用者に直接向き合う業務、間接的業務は各種書類作成や管理、請求業務など利用者と直接関わらない業務になります。

介護の質を向上させることは、利用者満足度を向上させることでもあります。そのためには、直接的業務へのスタッフのモチベーションを高めることが大切です。しかしながら、多くの介護現場では、間接的業務に大きく時間が取られ、スタッフの大きな負担となっています。スタッフの負担が蓄積されると直接的業務に影響し、サービスの質低下を招くこともあるでしょう。

間接的業務にともなうスタッフの負担を解消することは、職場環境の改善にもつながります。職場環境が良くなれば、既存のスタッフの意欲は高まりますし、新たな人材も獲得しやすくなるでしょう。介護現場の業務改善によって、このような好循環が生じることも期待できます。

このことから、間接的業務の負担軽減と効率化が業務改善のカギといえるのです。

業務改善を実現するために　現場の課題の洗い出しを

間接的業務の負担軽減と効率化を実現するには、現場の課題を洗い出すことが重要です。現場ごとに具体的な課題は異なりますが、これを的確に把握するための方法として、厚生労働省老健局が発信するガイドラインで紹介されている「3M（ムリ、ムダ、ムラ）」の分類が役立ちます。

3Mとは、このような分類方法です。

• ムリ：スタッフの心身や設備への過度な負担、目的に対し手段が不足
• ムダ：省力化できる作業、目的に対し手段が多すぎる
• ムラ：人や状況による作業のばらつき、目的に対し手段が不足したり、多すぎたりする

出典：厚生労働省老健局「介護サービス事業（施設サービス分）における生産性向上に資するガイドライン」（令和2年）

厚生労働省老健局のガイドラインでは、介護現場の「ムリ・ムダ・ムラ」解消が重要視されています。「ムリ」は過剰な業務負担、「ムダ」は非効率的な作業、「ムラ」は作業量や質の不均衡を指します。これらの要因を改善することで、介護サービスの質向上やスタッフの負担軽減を図ることが可能とされています。上記のガイドラインは具体的な事例を示しつつ、業務の効率化や生産性向上に繋がる取り組みを提案しています。

特に紙帳票や記録業務の効率化については、アナログな紙管理が生む非効率性が指摘されており、電子化への移行が推奨されています。紙帳票のデジタル化により情報共有が円滑化し、重複入力や紛失のリスクを防ぎます。また、記録業務の効率化によって介護スタッフが現場利用者と向き合う時間を確保でき、結果としてサービスの質向上にも寄与します。こうした電子化は介護業務の負担軽減と質の両立の鍵となるのです。

例えば、介護現場にありがちな間接業務の課題として、以下のような事例があげられます。

間接業務の3M課題の例

＜ムリの事例＞

課題1）紙の帳票が多すぎて保管スペースがいっぱいになってしまう。必要な情報を探したり、整理整頓するのも大変

＜ムダの事例＞

課題2）複数の帳票に同じ内容の記録を転記するのが煩雑で時間がかかる

課題3）ヒヤリハット、インシデントなどの記録が活用されず、単なる記録で終わっている

課題4）ケアの後、記録のために事務室などに移動する時間がもったいない。できれば、その場で記録したい

＜ムラの事例＞

課題5）スタッフによっては、記録した情報にムラが出るため正確な情報が共有されない

課題6）会議や利用者家族への報告を手際よく行いたいが、情報の整理や抽出が大変

このようなムリやムダ、ムラのある作業、仕事量、時間を省くことができれば、業務の質を維持しながら、スタッフの負担を減らし効率化することが可能になります。これによって創出できた時間や余裕を、施設利用者への直接介護に還元できます。
またさらに、キャリアアップ研修やOJTなど人材育成にあてるなど有効活用できれば、サービスの質向上のみならず施設の価値向上も図ることができるでしょう。

3Mを解消するには記録・管理業務のデジタル化がカギ！

人手不足の中3Mを解消するにはICTを導入し、記録や管理などにかかる業務をデジタル化することが不可欠です。これまで紙ベースで行っていたこれらの業務をデジタル化することで、間接的業務を大幅に効率化することが可能です。

こうした効率化が進めば、伝達ミスや漏れを防いでより安全で安心に申し送りができます。業務フローも改善され、作業のムラやムダをなくし、情報共有も迅速に行えます。業務の質を維持しながら、スタッフの負担を低減できる業務のDX化が実現できるのです。

介護の3Mを解消、業務改善をサポートする「CAREKARTE」

「CAREKARTE」は、ケアプランやジェノグラムなどの利用者情報、ヒヤリハットやインシデントの記録、申し送り、請求、介護スケジュールなどの一元管理と情報の集計・分析をサポートする記録管理システムです。「CAREKARTE」は、上述の3Mの課題に対し、以下の通り解決策を提供できます。

「CAREKARTE」による3Mの解決例

＜ムリの解決：情報の整理整頓＞ 課題1）紙の帳票が多く、保管スペースが不足している上、情報の検索や整理も手間がかかる。
⇒解決例）すべて電子記録なので保管スペースを取らず、定期的な整理も不要

＜ムダの解決：時間の無駄、記録の有効活用＞

課題2）紙の帳票が増えすぎて保管スペースが不足。情報の検索や整理が大変。
⇒解決例）いったん入力したデータは各種帳票に自動転記

課題3）ヒヤリハットやインシデントの記録が活用されず記録のみで終わっている。⇒解決例）入力したデータの集計・分析し、今後のサービスへの活用が可能

課題4）ケア後に事務室へ移動して記録する時間が惜しく、できればその場で記録を済ませたい。
⇒解決例）業務をこなしながら、スマホやタブレット端末でいつでもどこでも入力可能。スマホ、タブレットなど使い慣れたモバイル端末が使え、音声入力などさまざまな方法ですばやく入力できる

＜ムラの解決：業務プロセスの標準化＞
課題5）スタッフによって記録にムラが出るため、正確な情報が共有されない。
⇒解決例）業務をこなしながら、使い慣れたモバイル端末でいつでもどこでも入力可能で、音声入力ですばやく入力もできる
課題6）会議や家族への報告を迅速に行いたいが、情報の整理や抽出が手間になる。
⇒解決例）会議や報告の際、その場で多様なデータの閲覧が可能

こうした効率性と利便性により、「CAREKARTE」は導入済みの施設から高く評価されています。導入例を紹介しましょう。

＜CAREKARTE特別養護老人ホームの導入の反響＞

• 転記の時間が減り、その分利用者と向き合えるようになった。
• 記録の標準化ができるようになった。
• 記録や情報確認のための移動がなくなり、紙のコストも削減できた。
• タイムリーな記録が可能になり、現場の状況を把握しやすくなった。

介護DXの核となるナースコールシステム「Vi-nurse」との連携

「CAREKARTE」はアイホンのナースコールシステム「Vi-nurse」との連携が可能です。

ナースコールの呼び出し履歴が自動的にCAREKARTEに記録されます。

ナースコールの件数とCAREKARTEの記録を実績データとして併せて残せるため、職員がどのように対応したか・適切に処置できたかをご家族へ説明する際に役立ちます。そのため施設に対して入居者やご家族の信頼を得られやすくなります。

ある特別養護老人ホームでの「Vi-nurse」との連携システムを導入した事例では、記録業務の負担が大幅に削減できただけでなく、サービスの質向上にも繋がったとの評価を得ています。

一部の事業所では、「CAREKARTE」と「Vi-nurse」を連携の中心として独自のソリューションを統合・発展させています。また、この組み合わせは他のシステムとの連携拡大も可能です。例えば、記録業務とナースコールの連携に加え、利用者の24時間状況把握を1台のスマートフォンに集約して運用している施設もあります。

介護現場の業務改善では、記録・管理業務のデジタル化により間接的業務の負担をいかに減らすかがカギになります。そのためのシステム導入にあたっては、利便性や効率性に加え、機能の拡張性にも優れたCAREKARTEと「Vi-nurse」を、ぜひご検討ください。

Vi-nurseの詳細に関しましては下記URL  よりご確認いただけます。https://www.aiphone.co.jp/products/medical_welfare/welfare/vi-nurse